Vender en múltiples estados de EEUU es una señal de éxito, pero a menudo trae consigo una pregunta aterradora: ¿Debo registrarme, recolectar y pagar sales tax (impuesto sobre ventas) en todos ellos?
La respuesta es compleja, pero comencemos con una buena noticia que podría ahorrarte el 80% de la preocupación: si vendes principalmente a través de marketplaces como Amazon, Etsy o eBay, es muy probable que no tengas que hacer (casi) nada.
Esta guía te explicará por qué, te ayudará a entender tu verdadera obligación fiscal con el concepto de «Nexo Económico» y te dará el plan de acción exacto para registrarte y pagar, especialmente si eres un fundador no residente.
Aclaración #1: ¿Amazon, Etsy o Shopify? La ley del facilitador de mercado (Marketplace Facilitator Law)
Este es el concepto más importante que debes entender. En los últimos años, la mayoría de los estados de EEUU han implementado «Leyes de Facilitador de Mercado».
En términos simples, estas leyes trasladan la responsabilidad total de recolectar y remitir el sales tax del vendedor (tú) al marketplace (ellos).
- Si vendes en Amazon, Etsy, Walmart, eBay, etc.: Ellos son legalmente responsables de calcular, cobrar al cliente y pagar el sales tax al estado correspondiente. No es tu problema. Puedes respirar tranquilo.
- Si vendes en tu propia tienda (Shopify, WooCommerce, etc.): Tú eres el responsable. Shopify y WooCommerce te dan las herramientas para cobrar el impuesto, pero tú eres el único responsable de saber cuándo y dónde registrarte, y de remitir ese dinero al gobierno.
NOTA: Si solo vendes en marketplaces, este artículo te servirá para confirmar tu tranquilidad. Si vendes (o planeas vender) en tu propio sitio web, sigue leyendo atentamente.
¿Cuándo nace la obligación? Entiende el nexo económico
Para los que venden en su propio sitio, la obligación de pagar sales tax se reduce a una palabra: «Nexus» (Nexo). El nexo es la conexión comercial mínima que debes tener con un estado para que este pueda exigirte el cobro de sus impuestos.
Existen dos tipos de nexo:
- Nexo físico (El antiguo): Es simple. Si tienes presencia física en un estado, tienes nexo. Esto incluye una oficina, un almacén, un empleado, o incluso (en ciertos casos) inventario almacenado en un almacén de terceros (como Amazon FBA).
- Nexo económico (El nuevo): Este es el que lo cambió todo. Gracias al caso de la Corte Suprema South Dakota v. Wayfair (2018), los estados ahora pueden exigirte el pago de sales tax basándose únicamente en tu volumen de ventas, sin que tengas presencia física alguna.
La regla general del nexo económico: Aunque cada estado tiene su matiz, la regla estándar que ha surgido es la siguiente: la obligación nace cuando tu LLC supera los $100,000 en ventas anuales o 200 transacciones en ese estado específico (medido en un período de 12 meses).
El plan de acción en 4 pasos para pagar sales tax (Si vendes por tu cuenta)
Si vendes en tu propio sitio y estás creciendo, necesitas un plan. Este es el proceso exacto:
Paso 1: Análisis de nexo
No puedes adivinar. El primer paso es realizar un estudio de nexo. Esto implica mirar tus ventas de los últimos 12 meses, estado por estado, y compararlas con el umbral de nexo económico de cada uno ($100k/200 transacciones). Un software como TaxJar o Avalara puede ayudarte a monitorear esto.
Paso 2: Registro
Identificaste un estado donde cruzaste el umbral (ej. California). ATENCIÓN: No puedes legalmente empezar a cobrar sales tax hasta que no te hayas registrado en ese estado para obtener un «Sales Tax Permit» (Permiso de Impuesto sobre Ventas). Registrarte después de empezar a cobrar es un error grave.
El desafío del No Residente: Registrarse sin SSN
Aquí es donde la mayoría de los fundadores internacionales se atascan. Muchos formularios de registro estatales piden un SSN (Número de Seguro Social), que no tienes.
Esta es la solución: Debes usar el EIN (Número de Identificación de Empleador) de tu LLC. El proceso varía:
- Estados amigables (Wyoming, Florida, Texas): Suelen tener procesos online más sencillos que aceptan un EIN sin problemas.
- Estados difíciles (California, Nueva York): Pueden requerir pasos adicionales, el envío de formularios físicos por correo, o incluso una llamada telefónica para verificar tu identidad y tu EIN.
Paso 3: La recolección
Una vez que tienes tu permiso en mano, debes configurar tu plataforma (Shopify, WooCommerce) para que comience a cobrar la tasa de sales tax correcta a los clientes de ese estado. Es crucial hacerlo bien; las tasas pueden variar por ciudad y condado. Aquí es donde un servicio como Shopify Tax o un plugin de TaxJar se vuelve indispensable.
Paso 4: El reporte y pago
Has cobrado el impuesto. Es vital entender que ese dinero no es tuyo. Es una deuda que tienes con el estado. Debes guardar ese dinero en una cuenta separada y, según la frecuencia que te asigne el estado (mensual, trimestral o anual), debes presentar una declaración de sales tax y remitir el pago.
¿Qué pasa si no lo hago? El riesgo legal de ignorar el sales tax
«No sabía» no es una defensa válida para el IRS ni para los departamentos de ingresos estatales. Ignorar tus obligaciones de sales tax te expone a:
- Multas por no presentar.
- Intereses retroactivos sobre los impuestos que debiste pagar.
- Una deuda fiscal que puede volverse impagable y poner en riesgo la protección legal (el «velo corporativo») de tu LLC.
Conclusión: Complejo, pero no imposible (Y tienes opciones)
El sales tax multiestatal es la parte más compleja de operar un e-commerce en EEUU, pero se puede gestionar. Tienes dos caminos:
- Opción 1 (DIY + Software): Monitorear tu nexo tú mismo y usar un software (como TaxJar o Avalara) para automatizar el registro, la recolección y la presentación de informes.
- Opción 2 (El servicio «Done-For-You»): Enfocarte en hacer crecer tu negocio y dejar que un experto maneje la burocracia, especialmente la complejidad de los registros como no residente.
El sales tax no es algo que quieras aprender sobre la marcha. En Rex Legal, ofrecemos asesoría y servicios para fundadores internacionales. Contáctanos aquí y obtén cumplimiento y tranquilidad.
