A continuación verás los errores de una LLC más comunes que cometen los empresarios cuando inician una Limited Liability Company en los Estados Unidos.
1. Mezclar los fondos personales con los fondos del negocio
Es necesario tener cuentas separadas entre los miembros de la LLC y la empresa.
Algunas personas sí tienen dos cuentas bancarias separadas: una para el negocio y otra personal. Sin embargo, pagan gastos personales con la cuenta del negocio o gastos del negocio con la cuenta personal… lo cual es un grave error.
Si tuvieras que hacer algún gasto del negocio con tu cuenta personal, lo correcto sería que el negocio te reembolsara ese dinero.
Eso suponiendo que no tengas otra opción, aún así te recomendamos hacer los gastos del negocio con la cuenta del negocio, ya que los jueces y abogados ven estos registros al hacer sus investigaciones.
2. No tener un acuerdo o contrato operativo
Normalmente se piensa que un contrato operativo es llevado a cabo entre dos personas o más y que no debería tenerse uno si la LLC es de un solo miembro.
“¿Para qué un contrato si solo yo manejo mi negocio?”
Pues déjanos decirte que este contrato operativo es una formalidad donde estableces la separación entre tú como persona y empresa que aperturaste..
Algunos de los puntos que se tratan en este contrato son:
- ¿Quién forma la Limited Liability Company?
- ¿Qué propósito tiene la empresa?
- ¿En qué fecha se está formando?
- ¿Cuáles son las actividades comerciales que se van a realizar?
- ¿Quiénes son los miembros?
- ¿Dónde va a estar la oficina corporativa de la LLC?
- ¿Cuál es el porcentaje de ownership de cada quien?
- ¿Cómo se van a estar pagando los impuestos?
- ¿Cómo se están pagando?.
- En caso de que algún miembro adicional quisiera entrar, ¿cuáles son los términos que se establecen?
Cuando ocurre alguna demanda, el primer lugar donde busca un abogado si existe un uso inapropiado de la LLC son los registros públicos (y todos los registros de negocios que llenamos al registrar un negocio son registros públicos).
Es por eso que necesitas contar con un contrato operativo.
3. No seguir las formalidades legales
Las compañías grandes, de forma periódica o anual, tienen juntas en donde:
- Se revisan los estados financieros.
- Deciden si van a contratar a otra gerente.
- Toman decisiones importantes referentes a la empresa.
Al finalizar estas juntas se llena el papeleo llamado “minutos”, que se trata de un reporte de fechas, la hora, quienes participaron en esa junta, qué decisiones se tomaron y cuáles fueron los acuerdos a los que llegaron en esa junta.
En el caso de aquellas LLCs de un solo miembro, parecería extraño hacer juntas con uno mismo.
Pues no se trata de hacer una junta imaginaria, pero sí de seguir ciertos procedimientos de esta. Aunque seas un solo miembro, igual tomas tus propias decisiones (como rentar alguna maquinaria, subcontratar un servicio o un personal de ventas, etc).
Lo que debes hacer es llevar un registro escrito de todas esas decisiones que tomes, puedes comprar alguna carpeta o agenda en la que puedas organizar este papeleo.
Por ejemplo, si tomaste cierta decisión, escribes la fecha en que la tomaste, la descripción, lo firmas y lo guardas.
4. No tener tu negocio capitalizado de manera apropiada
Todos los negocios y compañías siempre deben tener sus fondos en la cuenta bancaria para poder pagar o cubrir los gastos de overhead (que vienen siendo los gastos fijos y operativos del negocio).
Pero sucede que muchos de los dueños de las LLCs o miembros concluyen que si sacan todos los fondos del banco y conforme van ganando dinero lo ponen en su cuenta personal podrán protegerse, ya que en caso de una demanda no habría nada de dinero en la cuenta de empresa.
Sin embargo, esto no es así. Lo único que se logra con esto es mostrar un comportamiento inapropiado que da a entender que no se está tratando a la empresa como tal, como una empresa seria con gastos fijos.
Así que nuestra recomendación es que mantengas siempre tus fondos para gastos overhead en la cuenta de tu empresa.
5. No representarse apropiadamente al firmar contratos
Un contrato de la empresa siempre debe ser firmado por la LLC, nunca por el o alguno de los miembros. Debe ser un contrato entre tu LLC y la otra parte (sea empresa o individuo).
Al final del contrato debe de estar el nombre de la llc y luego un espacio donde tienes que poner tu firma y tu título como miembro de la llc.
Uno de los ejemplos de este error podría ser cuando se renta alguna maquinaria a nombre del individuo, en lugar de la LLC. Pues se crea una mezcla en donde no se define correctamente si hay una separación o no (ya que lo lógico es que haya una separación entre individuo y empresa).
Si un contrato tiene tu nombre personal y no el de la LLC, entonces el que está entrando en el contrato eres tú.
Así que siempre que firmen un contrato del negocio, deben hacerlo a nombre de la LLC, nunca como persona particular.
Otros errores de una LLC en los Estados Unidos
- Colocar tu información personal en los registros públicos del estado sin tener en cuenta las consecuencias que puede traer esto.
- Definir el propósito de la LLC en forma limitada, sin ninguna amplitud ni flexibilidad de operación al negocio.
- Ignorar las leyes de valor, repartiendo acciones de tu empresa a inversores, amigos o familiares sin haberte informado completamente y con un abogado sobre el proceso de emisión de valores.
- Contratar empleados de forma inapropiada, sin seguir los procedimientos adecuados y requerimientos de la ley para la contratación de empleados.
- No contar con la ayuda de algún abogado o empresa que ofrezca este servicio y pueda responder tus dudas en cuanto a asuntos legales, revisar documentos y ayudarte a asegurar que cumplas todos los requisitos legales a la hora de llevar a cabo tu empresa.
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Contar con ayuda ahorra tiempo y dinero y evita errores graves al asesorarte correctamente sobre los procesos que debes llevar para tener una empresa óptima y libre de problemas legales.
Así que si necesitas que te guiemos, contáctanos aquí y con todo el gusto te ayudaremos.
