Uno de los primeros requisitos para materializar un proyecto comercial en USA es registrar una empresa en el estado a través de un proceso que se puede realizar incluso sin viajar o estar presente en el lugar.
Este proceso consiste en nombrar a un agente registrado para que represente a tu empresa y reciba las correspondencias gubernamentales del estado.
Si este término es desconocido para ti, comencemos a definirlo.
¿Qué es un agente registrado?
Un agente registrado o agente residente es aquella persona o entidad comercial que representa a una empresa a la hora de recibir correspondencias gubernamentales, todo tipo de documentos e informes legales actuando como un enlace entre la empresa y el estado.
Todos los estados requieren que poseas un agente registrado, puede ser un servicio profesional, un amigo, un colega e incluso tú mismo siempre y cuando se cumplan los requisitos del estado para prestar este servicio.
¿De qué se encarga?
Su trabajo implica que él maneje todo tipo de informes y recordatorios de parte de la empresa: demandas nuevas o pendientes, archivos e informes legales y por supuesto también las citaciones emitidas por el gobierno.
Además, el agente registrado tiene como objetivo ayudar a la empresa a cumplir las normas corporativas y tener documentos y formularios al día. De esta forma se evitan problemas con el estado y se mantiene en pie la empresa.
Ya sea que dirijas una empresa pequeña o una gran corporación ya establecida, tu agente registrado designado se encargará de notificar y manejar lo siguiente:
- Formularios fiscales.
- Recordatorios.
- Documentos legales.
- Correspondencia oficial del gobierno.
- Avisos de demandas.
- Notificaciones de procesos.
¿Por qué contratar este servicio?
Trabajar con un agente registrado es una de las mejores y más acertadas decisiones que puede tomar el propietario de una empresa o corporación debido a la facilidad y los beneficios que este aporta. Aquí te muestro algunos de esos beneficios y por qué necesitas a un agente registrado profesional.
- Evita multas innecesarias y mantiene la buena reputación de la empresa en el estado donde se registró.
- Ofrece soluciones a cualquier problema relacionado con impuestos y leyes.
- Protege tus datos personales para que no se hagan públicos.
- Posibilidad de expandir la empresa a otros estados.
- Recibe notificaciones y recordatorios relacionados con la empresa a tiempo.
- Cumplimiento de la ley.
Requisitos para agentes registrados
Para asumir el las tareas de un agente registrado necesitas:
- Tener como mínimo 18 años de edad.
- Contar con una dirección física en el estado que deseas abrir tu empresa.
- Cumplir horario comercial normal presente en la dirección registrada.
- Ser residente del estado en el que se forma su LLC.
Es de suma importancia evaluar y escoger a una persona responsable que pueda cumplir con los requisitos y garantice su función de forma eficiente y confiable debido a la confidencialidad de los documentos que se manejan.
Si bien cualquier persona o entidad que cumpla con los requisitos solicitados mencionados puede actuar como un agente registrado, se recomienda contratar a un profesional en el puesto.
Ser tu propio agente registrado es posible. Sin embargo, no es recomendado por distintas razones. Entre ellas, el agente debe estar presente en su dirección registrada durante el horario comercial normal para recibir distintos documentos legales e informes y debe estar al día con cada notificación y recordatorio por parte del estado.
Aunque ser tu propio agente puede ser favorecedor para el ahorro en la empresa, implica mucho tiempo y responsabilidad que con facilidad un agente registrado profesional se puede encargar.
¿Cómo elegir un agente registrado?
Elegir un agente registrado es una tarea que debe realizarse con mucha cautela y atención.
Sí, quizá casi cualquier persona cumple con los requisitos. Sin embargo, esta persona designada se encargará de asuntos importantes y bastante información legal proveniente del estado.
Muchos dueños de empresas pequeñas que están surgiendo deciden ser sus propios agentes registrados. Quizá para un equipo pequeño esto esté bien, pero debe tenerse en consideración todo lo que implica, factores como el horario laboral y la posible multa u otra sanción si un documento llega mientras estás fuera de la oficina.
Otra de las opciones más comunes es designar a un amigo o familiar para cumplir con este trabajo debido a la existente confianza entre las partes involucradas, ignorando que más allá de los lazos, este trabajo requiere un poco más de responsabilidad con los documentos legales.
Definitivamente la empresa podría ahorrar una cantidad importante de dinero eligiendo a su agente registrado de entre sus familiares y amigos o incluso nombrándose a sí mismo. No obstante, contratar a un agente profesional dedicado a esto resultará mucho más beneficioso a largo plazo para la empresa.
Es por eso que antes de decidir, se debe realizar una pequeña comparación entre distintos agentes registrados para escoger el más conveniente y el que mejor se amolde a los requerimientos.
Una pequeña lista de consideraciones a tener al momento de escoger a tu agente registrado, más allá de los requisitos básicos, podría ser:
- Evalúa los servicios que ofrece, ¿tiene servicios adicionales?
- ¿Designará su domicilio como la dirección de la oficina registrada?
- Comunicación honesta, responsable y al tiempo.
- Responsabilidad con las notificaciones y recordatorios de los reportes anuales.
- Confidencialidad de los documentos y avisos.
¿Estás listo para elegir a tu agente registrado?
Si tienes pensado crear una empresa en Estados Unidos es necesario que contrates los servicios de un agente registrado profesional.
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