Cómo administrar una LLC correctamente

Cómo administrar una LLC correctamente

¿Tienes una compañía o tienes pensado abrir una LLC en los Estados Unidos, pero no sabes cómo administrarla adecuadamente? Entonces este artículo es para ti.

Una LLC es una estructura empresarial que combina las características de una sociedad y una corporación.

Una de las ventajas más conocidas de las LLC es que sus miembros no son personalmente responsables de las deudas y obligaciones de la empresa.

Pero también son reconocidas por ser muy fáciles de manejar, ya que, a diferencia de una corporación, no tienes que rellenar tantos trámites administrativos para hacer que funcione tu negocio

Bien, ¿cómo se puede administrar una LLC correctamente?

Sin más preámbulos, te mencionaremos cuatro aspectos que debes tomar en cuenta para administrar adecuadamente una Limited Liability Company y que todas las acciones sean realizadas de manera correcta.

1. Contratos a nombre de la compañía

El objetivo principal de una LLC es separar nuestras transacciones comerciales del ámbito personal. 

Al establecer una relación comercial o realizar un trabajo y firmar un contrato, este debe firmarse a nombre de nuestra empresa. En caso de cualquier problema legal, la LLC es la entidad responsable.

Por último, es importante contar con las pólizas de seguro necesarias para nuestras actividades comerciales. 

2. La LLC debe tener su propia cuenta bancaria

También es importante que la LLC tenga una cuenta bancaria comercial. Todas las operaciones comerciales de la LLC deben manejarse a través de esta cuenta.

El dinero de los clientes que paguen nuestros servicios o productos se depositan en esta cuenta, y todos los gastos operativos e inversiones relacionados con el negocio se pagan también desde la misma. 

Si el dueño del negocio necesita dinero para uso personal, lo adecuado es transferir los fondos de la cuenta del negocio a su cuenta personal. Así podrá utilizar esos fondos para sus gastos personales o hacer retiros escribiendo un cheque.

Es obligatorio que la cuenta bancaria esté registrada a nombre de la LLC y que todas las transacciones realizadas sean estrictamente comerciales. Esto incluye la solicitud de tarjetas de crédito o préstamos; todas estas cuentas también deben estar a nombre de la LLC para mantener la separación adecuada entre las finanzas del negocio y las personales.

Si deseamos utilizar una de nuestras tarjetas de crédito personales para la LLC, es posible hacerlo, pero se deben documentar todas las transacciones, así que también se utilizaría solo para compras comerciales.

3. Contabilidad y registros

Los registros de nuestras transacciones comerciales deben mantenerse separados y organizados, listos para una posible auditoría del IRS. La LLC tiene el propósito de separar nuestras finanzas personales de las del negocio. 

Aunque algunos negocios pequeños no necesitan un contador, es esencial mantener registros organizados, incluyendo los recibos.

El hecho de mezclar gastos personales y financieros del negocio pone en peligro la protección legal, exponiendo los bienes personales.

Por eso, te recomendamos conservarlos por 3 años (o 4 años para empresas con nómina) y hasta 7 años para equipos con garantías a largo plazo. 

4. Registros de vehículos comerciales

El último consejo para administrar tu LLC es registrar tus vehículos comerciales a nombre de la empresa.

Cuando hablamos de vehículos comerciales como remolques, camiones o grúas, lo ideal es que estén registrados a nombre de la LLC. En caso de accidentes, serán la LLC y las pólizas de seguro las que se harán cargo. 

Así que, en cuanto a vehículos de la empresa, es mejor que estén bajo el nombre de nuestra LLC, y tener bajo nuestro nombre solo nuestros vehículos personales de uso cotidiano.

¿Es mejor administrar una LLC por los miembros o por gerentes?

Cualquiera de las dos opciones es posible. Escoger alguna de las dos dependerá de varios factores, ya que uno de los miembros puede elegir ser el administrador o pueden designar a un gerente externo.

Sin embargo, la decisión depende de las necesidades de tu empresa. Si quieres una ayuda completa para elegir el tipo de administración te dejamos nuestro artículo sobre LLC administrada por miembros VS gerentes.

Conclusión de cómo administrar una Limited Liability Company

Las LLC están diseñadas para proteger nuestros bienes personales separándolos de las actividades comerciales del negocio. Para mantener esta separación, es vital que los contratos, cuentas bancarias, vehículos y registros financieros estén a nombre de la LLC.

Mantener registros precisos y asegurarse de que todas las transacciones estén debidamente registradas bajo el nombre de la LLC es fundamental para mantener esta protección legal.

¿Necesitas ayuda para administrar tu LLC?

En Rex Legal contamos con profesionales que te orientarán de la mejor manera para administrar tu LLC adecuadamente.

Sólo tienes que contactarnos y nosotros nos encargaremos del resto.

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